Équipes, accès et aide
Groupes, partage de documents, sécurité et questions fréquentes.
Exahia organise les accès par groupes. Chaque groupe représente une équipe ou un département et contrôle quels documents sont visibles par ses membres.
Groupes et membres
Un groupe rassemble des utilisateurs qui partagent les mêmes ressources documentaires. Exemples :
| Groupe | Documents accessibles |
|---|---|
| Marketing | Études de marché, briefs campagnes |
| Technique | Documentation technique, spécifications |
| RH | Contrats, politiques internes |
| Direction | Plans stratégiques, données financières |
Multi-groupe
Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes. Il accède alors à l'ensemble des ressources de tous ses groupes (permissions additives).
Rôles
| Rôle | Peut faire |
|---|---|
| Membre | Utiliser les documents partagés du groupe |
| Manager | Créer des utilisateurs et gérer le groupe |
| Admin | Accéder au panneau d'administration complet |
Partage de documents
Chaque document et chaque dossier a un scope qui détermine qui peut le voir :
| Scope | Visibilité |
|---|---|
| Utilisateur | Visible uniquement par vous |
| Groupe | Visible par tous les membres du groupe |
| Entreprise | Visible par tous les utilisateurs |
Les dossiers partagés au niveau groupe sont visibles par tous les membres du groupe. C'est le moyen principal de partager une base documentaire d'équipe.
Sécurité du compte
Authentification à deux facteurs (TOTP)
Depuis Réglages, vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs (TOTP) avec une application comme Google Authenticator ou Authy. Des codes de récupération sont fournis en cas de perte de l'appareil.
Connexion par email (OTP)
La connexion se fait par code à usage unique envoyé par email. Pas de mot de passe à retenir.
Administration
Les administrateurs accèdent au panneau Admin (icône cadenas dans la barre latérale) qui permet de :
- Gérer les utilisateurs (créer, suspendre, assigner à des groupes)
- Gérer les groupes (créer, modifier les membres et managers)
- Gérer les dossiers partagés
- Consulter les statistiques d'usage
- Consulter le journal d'audit
- Gérer l'abonnement et inviter de nouveaux utilisateurs
Un utilisateur suspendu perd tout accès à la plateforme, y compris la lecture.
Questions fréquentes
Mes données servent-elles à entraîner l'IA ?
Non. Vos conversations et documents restent privés. Aucune donnée n'est transmise à des tiers pour l'entraînement des modèles.
Où sont hébergées mes données ?
Sur des serveurs situés en France, avec une exécution des modèles 100 % locale.
L'IA peut-elle se tromper ?
Oui. Comme toute IA, Exahia peut produire des réponses inexactes. Pour améliorer la fiabilité :
- Attachez vos documents comme référence
- Demandez les sources dans votre question
- Utilisez Thinker pour les sujets complexes
Je ne vois pas un document partagé
Votre groupe n'a probablement pas accès à ce document. Contactez votre administrateur pour vérifier vos droits.
L'IA répond « je ne sais pas » malgré un document attaché
Vérifiez que le document est bien au statut Prêt sur la page Documents. Si le document est en cours de traitement, attendez qu'il soit indexé.
Je ne peux pas me connecter
Votre compte doit être créé par un administrateur. Contactez votre administrateur interne.
Besoin d'aide ?
Notre équipe support est disponible par email : admin@exahia.fr